26/03/2020

Kassenrichtlinie 2020

Das Bundesfinanzministerium (BMF) verschärft mit der Kassenrichtlinie 2020 die Vorschriften für den Einsatz von Kassensystemen. Ab dem 01.01.2020 müssen elektronische Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherungseinrichtung ausgestattet werden. Darüber hinaus sind Unternehmer verpflichtet, ihre Kassensysteme und deren Sicherungseinrichtungen bei der Finanzverwaltung zu melden. Was sich im Einzelhandel sonst noch ändern wird, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Die technische Sicherungseinrichtung

Auch wenn einige Experten der Ansicht sind, dass das Bundesfinanzministerium den Stichtag für die Umsetzung verschieben wird: Die Pflicht, elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherungseinrichtung auszustatten, wird kommen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit schon nach dem nächsten Weihnachtsgeschäft. Offiziell ist geplant, dass Unternehmer Ihre Kassen ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherungseinrichtung (TSE) ausstatten müssen.

Die „offene Ladenkasse“ bleibt weiterhin zulässig, es besteht keine Pflicht zum Einsatz eines elektronischen Kassensystems. Allerdings ist zu beachten, dass beim Führen einer offenen Ladenkasse ein Kassenbuch angelegt und beim jedem Tagesabschluss ein Zählprotokoll angefertigt werden muss.

Bestandteile der technischen Sicherungseinrichtung

Das BSI gibt vor, dass die technische Sicherungseinrichtung aus 3 Bestandteilen bestehen muss

1. Sicherheitsmodul
2. Speichermedium
3. Digitale Schnittstelle

Die TSE muss zertifiziert sein; eine entsprechende Zertifizierung von Kassensystemen ist ausdrücklich nicht vorgesehen. Das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) hat mittlerweile Informationen zu den technischen Anforderungen veröffentlicht.

Unternehmer müssen gemäß der Kassenrichtlinie 2020 künftig sowohl Ihre Kassen, als auch die verwendeten Sicherungseinrichtung bei der Finanzverwaltung registrieren. Wer eine neue Kasse in Betrieb nimmt oder eine alte aus dem Verkehr zieht, ist ebenfalls verpflichtet, dies zu melden. Für die Meldung der Kassen und eingesetzten TSE bei der Finanzbehörde haben Unternehmer 30 Tage Zeit.

Fällt ein elektronisches Kassensystem aus, z. B. aufgrund eines technischen Defekts, Stromausfalls, etc., so dürfen Sie Ihre Aufzeichnungen in dieser Zeit handschriftlich auf Papier festhalten. In einem solchen Fall gelten die Regelungen zur offenen Ladenkasse (AEAO § 146 AO, Nr. 3.2 und 3.3). Sie sollten Ausfallzeiten sorgfältig dokumentieren und im Zweifel Umständen belegen können (z.B. mit Hilfe einer Rechnung über die Reparaturleistung).

Kassenrichtlinie 2020: Fristen und Ausnahmen

Wer eine Registrierkasse besitzt, die keine Möglichkeit der Anbindung einer zertifizierten technischen Sicherungseinrichtung bietet, darf diese noch bis zum 31.12.2022 einsetzen. Allerdings nur, wenn diese Kasse im Zeitraum zwischen dem 26.11.2010 und 01.01.2020 angeschafft wurde. Diese Ausnahme gilt ausschließlich dann, wenn eine Aufrüstung bedingt durch die Bauart der Kasse technisch nicht möglich ist.

Ebenfalls Bestandteil der Kassenrichtline 2020: Belegausgabepflicht

Mit Einführung der Belegausgabepflicht will der Gesetzgeber sicherstellen, dass alle Kassiervorgänge vollständig und richtig im Kassensystem erfasst werden. Unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg benötigt bzw. wünscht, oder eben nicht: Buchhändler sind ab dem 01. Januar 2020 dazu verpflichtet, für jeden Kassiervorgang einen Bon oder eine Rechnung zu erstellen. Glücklicherweise müssen Unternehmer in Deutschland Ihre Kunden aber nicht dazu auffordern, den Beleg mitzunehmen. Die „offene Ladenkasse“ bleibt aber weiterhin erlaubt. Händler, die Waren ohne ein elektronisches Kassensystem verkaufen, müssen nur auf Wunsch Ihrer Kunden eine Quittung ausstellen. Für die offene Ladenkasse gilt die Belegausgabepflicht nicht, da der Gesetzgeber es für nicht zumutbar erachtet, für jeden Kassiervorgang einen handschriftlichen Beleg zu erstellen.

Besteht die Option, Papier zu vermeiden?

Viele Buchhändler befürchten unnütze Papierverschwendung in Form von zahlreichen Kassenbelegen, die ihre Kunden weder zur Kenntnis, noch in Besitz nehmen möchten. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Befreiung von der Belegausgabpflicht zu beantragen. Voraussetzung ist, dass Waren an eine Vielzahl von „nicht bekannten Personen“ verkauft werden. Darüber hinaus müssen Belege nicht in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Sofern entsprechende Daten eines Kunden vorhanden sind, besteht also die Option, den Beleg z. B. als PDF-Anhang per Mail zu senden. Unternehmer, die den papierlosen Belegversand anstreben, sollten aber unbedingt die DSGVO beachten.

Auch wenn der Kunde ausdrücklich keinen Beleg wünscht, könnte es für Händler Folgen haben, sich der Vorschrift zu widersetzen. Es ist zu befürchten, die Einhaltung der Belegausgabepflicht im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau überprüft werden wird. Prüfer dürfen Testkäufe durchführen und Ihre Kasse beobachten, ohne sich zuvor auszuweisen.

Unangekündigte Kassennachschau

Seit dem 01. Januar 2018 haben Finanzprüfer das Recht, eine sogenannte unangekündigte Kassennachschau durchzuführen. Im Rahmen einer solchen Prüfung dürfen sie Testkäufe durchführen, ohne sich auszuweisen. Weiterhin können sie ohne vorherige Ankündigung in den Geschäftsräumen des Unternehmens überprüfen, ob alle Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß geführt wurden. Sofern ein Prüfer die Kassenführung in einer Buchhandlung beanstandet, drohen nicht nur Bußgelder: In diesem Fall kann er gemäß § 146b Abs. 3 AO ohne vorherige Anordnung zu einer umfassenden Außenprüfung übergehen.

Gem. § 146a Abs. 4 AO sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach amtlichem Vordruck die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme mitzuteilen.

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