Belegausgabepflicht 2020

Am 1. Januar 2020 tritt in Deutschland die Belegausgabepflicht in Kraft. Jeder Kassenbeleg muss entweder gedruckt oder dem Kunden in elektronischer Form ausgehändigt werden. Was bedeutet das konkret für Buchhändler? Gibt es Alternativen? Im folgenden Beitrag haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.

Für wen gilt die Belegausgabepflicht?

Die Belegausgabepflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmer in Deutschland, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen: Sie müssen unmittelbar nach dem Kassiervorgang jedem Kunden einen Beleg aushändigen. Für Ihre Kunden ändert sich nichts: Mitnehmen müssen sie den Beleg nicht.

Buchhändler, die „Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen“ verkaufen, können eine Befreiung beantragen (§ 146a Absatz 2 Satz 2 AO). Dazu müssen Sie einen Antrag beim zuständigen Finanzamt stellen und darlegen, dass die Belegausgabepflicht für ihren Betrieb weder zumutbar noch praktikabel ist.

Wer eine offene Ladenkasse führt, darf weiterhin agieren wie bisher. Nur wenn der Kunde einen Beleg wünscht, muss dieser erstellt werden. Infolge der drastischen Verschärfungen der Kassenrichtlinien wird allerdings allgemein erwartet, dass die Finanzverwaltung die Einhaltung der vorgeschriebenen Formalien zukünftig beim Einsatz einer offenen Ladenkasse noch genauer prüfen wird.

Welche Konsequenzen drohen bei Missachtung der Belegausgabepflicht?

Grundsätzlich sollten Unternehmer die neuen Richtlinien unbedingt ernst nehmen. Die Belegausgabepflicht ist eine Maßnahme, um nachträgliche Manipulation von Kassiervorgängen zu erschweren. Wer die Pflicht missachtet, handelt leider rechtswidrig. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie oder Ihre Mitarbeiter auf Wunsch des Kunden auf einen Ausdruck verzichten. Beachten Sie, dass die Finanzbehörden jederzeit das Recht auf eine unangekündigte Kassennachschau besitzen. Und es im Zweifel Jahre später nachweisbar ist, wenn die Menge der von Ihnen eingekauften Bonrollen im Widerspruch zur Anzahl der erstellten Kassenbelege steht. Ferner dürfen Prüfer als Kunden getarnt Testkäufe durchführen und Ihren Betrieb beobachten. Sofern der Prüfer etwas zu beanstanden findet, kann das teuer werden. Es drohen hohe Bußgelder und Hinzuschätzungen, die zu Steuernachzahlungen führen.

Fallstrick Unkenntnis

Informieren Sie unbedingt alle Ihre Mitarbeiter – unabhängig davon, für welche Strategie Sie sich entscheiden. Sie sind für etwaige Fehler an der Kasse letztlich verantwortlich. Auf Nachfrage Ihrer Kunden, warum Sie einen Bon drucken, den „Niemand braucht“, sollte jeder im Unternehmen eine freundliche und plausible Antwort geben können. Zusätzlich kann es durchaus sinnvoll sein, sicherzustellen, dass die Kasse automatisch jeden Bon ausdruckt.

Wenn Sie erfolgreich eine Befreiung von der Vorschrift beantragt haben, sollten Ihre Mitarbeiter das ebenfalls wissen. Neugierige Kunden fragen vielleicht, warum Sie im Gegensatz zu einem Mitbewerber nur auf Wunsch Belege drucken.

Aus der Not eine Tugend schaffen

Die auf den ersten Blick lästige Pflicht bietet vielen Buchhändlern aber auch zahlreiche Chancen für Wettbewerbsvorteile. Sie können allein dadurch entstehen, dass Ihre Mitbewerber die Vorschrift nicht oder weniger kompetent umsetzen.

Nachhaltigkeit beginnt im Kleinen

Wenn sich Papierverschwendung nicht vermeiden lässt, können Sie auf möglichst umweltfreundlich produziertes (Recycling-)Thermopapier umsteigen. Und dafür sorgen, dass die Entsorgung in Ihrem Haus fachgerecht erfolgt. Diese kleinen und leicht umsetzbaren Details können für umweltbewusste Kunden durchaus einen wichtigen Unterschied ausmachen. Sorgen Sie dafür, dass diese davon erfahren.

Bieten Sie eine Alternative

Die Vorschriften besagen ausdrücklich, dass Sie Belege elektronisch aushändigen dürfen. Der Versand per E-Mail kann also durchaus eine interessante Alternative darstellen. Auf diese Weise können Sie neue E-Mail-Adressen gewinnen und bestehende validieren und aktuell halten. Noch ist reichlich Zeit, eine solche Umstellung zu planen und eine Strategie zu entwerfen, um die Adressen gemäß der DSGVO auch für Marketingzwecke nutzen zu können.

Schaffen Sie einen Mehrwert für Ihre Kassenbelege

Hier ist Kreativität gefragt – und eine gute Kenntnis Ihrer Zielgruppe: Wenn Ihre Kunden beispielsweise regelmäßig fragen, ob Sie Ihren Parkplatz noch eine Weile nutzen dürfen, könnten Ihre Bons gleichzeitig als Parkschein für bis zu 30 Min nach dem Einkauf gelten.

Sie möchten, dass Ihre Kunden regelmäßiger in Ihr Ladengeschäft kommen? In diesem Fall könnte der Kassenbon für einen Folgeeinkauf innerhalb von 4 Wochen als Gutschein gelten.

Manchmal genügt es auch schon, die Kunden zum Lächeln zu bringen – vielleicht mit einer Infotafel, auf der Sie alternative Verwendungszwecke für den Kassenbon aufzählen. Vom Einkaufs-/Notiz-Zettel auf der Rückseite über Origami-Figuren oder eine Kooperation mit Händlern in der Nachbarschaft, die bei Vorlage des Ihres Bons am selben Tag eine kleine Überraschung bereithalten.

Vielleicht macht auch eine Losbox Sinn, in die Ihre Kunden nicht benötigte Bons einwerfen können. Wenn Sie regelmäßig kleine Sachpreise ausschreiben und die Gewinner im Geschäft und auf Ihrer Webseite veröffentlichen, gewinnen Sie im Gegenzug Klicks und Besuche.

Fazit

Egal, was Sie und Ihre Kunden davon halten: Die Belegausgabepflicht kommt. Direkt nach dem Weihnachtsgeschäft. Jeder im Unternehmen sollte Bescheid wissen. Auch ein „Notfallplan“ kann entscheidend sein: Wie sollen Ihre Mitarbeiter handeln, falls das Papier einmal ausgeht? Gibt es eine „eiserne Reserve“, die Möglichkeit, kurzfristig Ersatz zu beschaffen oder kann auf einen DIN A4-Drucker ausgewichen werden? Immerhin wird es (noch) keine Pflicht geben, Ihre Kunden zur Mitnahme des Belegs aufzufordern wie in Österreich.

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