Pflichtangaben Kassenbon 2020
Spätestens ab dem 30. September schreibt der Gesetzgeber vor, dass auf Ihrem Kassenbon neue Pflichtangaben enthalten sein müssen. Das gilt für alle Buchhändler, die eine elektronische Kasse einsetzen. Die Kassen-Sicherungs-Verordnung (KassenSichV) sieht nur wenige Ausnahmen vor. Wie ein gesetzeskonformer Kassenbeleg ab Herbst 2020 aussehen muss und ob für Sie eine Ausnahmeregelung oder Schonfrist greift, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Pflichtangaben Kassenbon 2020: Der Hintergrund
Ab dem 30. September drohen Bußgelder für deutsche Unternehmer, die eine elektronische Kasse ohne „zertifizierte technische Sicherungseinrichtung“ (kurz: TSE) nutzen. Das Ziel: Unerkannte Manipulation von Registrierkassen soll künftig unmöglich werden.
Die TSE wird mit der Kasse verbunden – dafür gibt es viele unterschiedliche Möglichkeiten, z. B. kann die TSE als USB-Stick, SD-Karte, spezieller Bondrucker oder Server im Rechenzentrum, der über eine Cloud angebunden wird, konzipiert sein. Dieser Prüfwert muss auf jedem Bon gedruckt werden. Im Falle einer unangekündigten Kassennachschau oder Betriebsprüfung können Finanzbeamte künftig anhand der Prüfziffer erkennen, ob ein Beleg (nachträglich) verändert oder manipuliert wurde: Der Wert ist nur mit den echten Umsatzdaten plausibel.
Ein Zeitstempel der TSE ist ebenfalls Pflicht: Sekundengenau wird dokumentiert, wann der erste Artikel eines Kassiervorgangs erfasst und der Bon schlussendlich erstellt worden ist. Die TSE-Signatur muss von der Kasse lesbar auf dem Bon ergänzt werden. Optional ist ein QR-Code, der alle Signaturdaten bündelt.
- QR-Code – optional: enthält alle Fiskalisierungsdaten (2 – 6) und ermöglicht der Finanzbehörde eine Prüfung per Scan, ersetzt aber keinesfalls 2 – 6 in „Klarschrift“
- Eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer – vergeben von der TSE
- Seriennummer der Kasse und/oder des Sicherungsmoduls
- Prüfwert – berechnet von der TSE anhand der Daten aus dem Kassiervorgang
- Signaturzähler – interner Zählwert der TSE
- Start- und Endzeitpunkt der Transaktion – protokolliert durch die technische Sicherungseinrichtung
Bei einem Ausfall der TSE / der Kommunikation zwischen TSE und Kasse darf anstelle der Signaturdaten ein Hinweis auf den Ausfall gesetzt werden. Ist dieser vorhanden, dürfen Sie Ihre Kasse temporär weiternutzen und Belege ohne Signatur erstellen.
Welchen Vorteil bietet ein QR-Code mit den Signaturdaten zusätzlich zu den Pflichtinformationen auf dem Kassenbon?
Wenn Sie Ihre Belege mit einem QR-Code ausstatten, der die TSE-Signaturdaten enthält, erleichtern Sie dem Finanzamt die maschinelle Prüfung Ihrer Kassenbons. Während einer unangekündigten Kassennachschau hat das für Sie folgende Vorteile:
Wenn der Finanzbeamte gedruckte Belege prüfen möchte, kann er diese einscannen. Eine App gibt ihm Auskunft darüber, ob der Prüfwert auf dem Kassenbon plausibel ist oder Daten manipuliert wurden. Sie minimieren durch die Bereitstellung des QR-Codes den Aufwand für die Kassennachschau. So sparen alle Beteiligten Zeit und Nerven. Im besten Fall beendet der Prüfer diese unmittelbar nach der Belegverifikation.
Steht kein QR-Code zur Verfügung, benötigt der Prüfer elektronische Protokolle der Belegdaten, um festzustellen, ob Ihre Kassenaufzeichnungen authentisch sind. Das bedeutet, dass Sie „unverzüglich“ einen Datenexport vornehmen müssen. Je nachdem, wie Sie an die Daten gelangen, kann das einen Stillstand der Kasse und / oder der TSE erfordern. Da eine Kassennachschau im laufenden Betrieb stattfindet, wirkt sich das unmittelbar auf anwesende Kunden aus.
Außerdem stehen dem Prüfer unmittelbar deutlich mehr Informationen zur Verfügung. Diese liegen in einem maschinell auswertbaren Format vor. Welche Informationen die TSE protokolliert, ist vom Gesetzgeber geregelt. Neben allgemeinen Informationen zum Umsatz, Zeitpunkt der Belegerstellung usw. gehören auch die Artikelbezeichnung und der Mehrwertsteuersatz dazu.
Was passiert, wenn die Technik mal streikt?
Sie dürfen Ihre Kasse bei Ausfall der TSE – oder wenn keine Verbindung zwischen den Geräten besteht – weiter nutzen. Voraussetzung ist allerdings, dass auf allen Belegen ein entsprechender Hinweis ergänzt wird. Das sollte automatisch über die Einstellungen der Kasse passieren, wenn diese kein Signal von der TSE empfängt. Grundsätzlich ist es ratsam, Ausfallzeiten zu dokumentieren.
Ab wann müssen die neuen Pflichtangaben auf dem Kassenbon enthalten sein?
Sobald Ihre Kasse mit einer technischen Sicherungseinrichtung versehen ist, müssen die Signaturdaten auf Ihren Bons enthalten sein. Offiziell gilt die Pflicht, elektronische Kassen mit einer TSE zu sichern, seit dem 1. Januar diesen Jahres. Bis zum 30. September gibt es allerdings eine Nichtbeanstandungsregelung. Spätestens dann müssen aber alle Kassen, die technisch aufgerüstet werden können, mit einer TSE gesichert werden.
Es gibt allerdings eine Ausnahme: Wenn Sie keine Barzahlung und keinerlei bargeldähnliche, anonyme Zahlmittel akzeptieren, brauchen Sie keine technische Sicherungseinrichtung für Ihre Kasse. Außerdem gibt es eine Schonfrist für Besitzer von Registrierkassen, die grundsätzlich die Anforderungen der Finanzbehörde erfüllen, aber aufgrund ihrer technischen Bauart nicht aufgerüstet werden können. Die neuen Pflichtangaben für Kassenbelege gelten für Sie erst ab dem 1. Januar 2023.
Quellenangaben und weiterführende Links:
IHK-Infoblatt: Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen
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